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A gestão de ativo imobilizado diz respeito ao conhecimento do patrimônio do negócio que compõe o capital da empresa. Para além da obrigação fiscal e contábil em registrar esses itens, é fundamental para a organização ter um maior controle sobre seus bens e valores presentes.
Assim, é possível identificar se é o melhor momento para uma troca ou substituição, ou se vale a pena manter aquele acervo existente no momento atual. Essa avaliação só pode ser feita por meio de uma gestão de ativo imobilizado de excelência.
No setor de TI, isso é fundamental porque os problemas dessa natureza podem inviabilizar os processos internos. Pensando nisso, vamos mostrar, neste post, 6 dicas de como realizar uma gestão eficiente para otimizar esses processos. Boa leitura!
1. Identifique os ativos
O primeiro ponto para uma gestão de ativo imobilizado em TI é identificar quais são os bens presentes em sua empresa. Afinal, como você vai monitorá-los, se não há um conhecimento prévio sobre todos os recursos existentes na sua empresa?
Assim, é fundamental compor um inventário completo, que contemple as seguintes questões:
marca do ativo;
modelo;
especificações técnicas;
estado de conversação;
condições do ambiente em que está inserido;
local em que se encontra;
capacidade de as demandas atuais serem cumpridas pelos ativos disponíveis.
Nessa etapa, é preciso constar as informações basilares dos ativos, como especificações de hardware, data de compra, valor de aquisição, tempo de garantia e prazos para manutenção preventiva.
Você também pode criar um código para ser vinculado a cada ativo, que será a sua identidade para a empresa. Assim, caso a máquina #244x sofra algum tipo de problema, basta consultar no inventário quais são as especificações e definir se vale a pena realizar a manutenção ou a troca.
Isso também pode ser utilizado para identificar a data de chegada de cada item e, assim, realizar uma avaliação mais precisa sobre seus valores e taxa de depreciação, entre outras questões importantes para tomadas de decisões melhor embasadas futuramente.
2. Faça uma avaliação precisa
A avaliação dos ativos é o momento no qual é possível determinar o valor real e atual daquele bem. Além disso, deve-se verificar a vida útil do item, a fim de que seja possível identificar o período no qual ele ainda estará disponível para o uso no negócio.
Assim, é possível analisar, em questão de custo-benefício, se o item continuará gerando receita para o negócio e a previsão a longo prazo de como isso se manterá.
Essa avaliação permite definir períodos para a manutenção e atualização do hardware, que são fundamentais para manter o funcionamento do equipamento. Os relatórios produzidos nessa etapa serão muito úteis para a gestão.
3. Analise a vida útil e as taxas de depreciação
É fundamental saber identificar quais são as taxas de depreciação para ativos imobilizados de TI. Isso é importante para definir se aquele item está deixando de gerar benefícios ou não. Para isso, é necessário fazer um cálculo consistente.
Em primeiro lugar, é preciso saber, de antemão, a vida útil daquele aparelho. Para isso, você deverá multiplicar o prazo de vida (em anos) com o número de horas trabalhadas (em um ano).
Está com essa informação em mãos? Agora é o momento de calcular a taxa de depreciação. Para isso, é importante verificar a taxa média de perda do valor, fornecido pela Receita Federal para esse fim.
Por exemplo, um tablet apresenta, aproximadamente, uma depreciação de 20% (considerando o “valor residual” para cálculo). Ou seja, se você adquiriu uma peça por R$ 1.500, o valor residual será de R$ 300.
A partir disso, deve-se realizar o seguinte cálculo:
Depreciação anual = (Valor total – valor residual) / tempo de vida útil
Assim, se o tablet tem previsão de vida útil de 5 anos, o cálculo ficará:
Depreciação = (1500 – 300) / 5 = 240
Dessa forma, a cada ano, o seu dispositivo perderá R$ 240 em seu valor inicial. Isso deverá ser considerado no ato de cogitar a sua troca.
4. Realize manutenções regularmente
Quando o seu ativo imobilizado não passa por processos de manutenção regulares, ele perde consideravelmente o seu tempo de vida útil. Assim, um aparelho que poderia durar 7 anos, provavelmente, durará 5 anos.
No setor de TI, isso é fundamental, já que alguns itens precisam de acompanhamento constante para evitar superaquecimento e queimas precoces. Por exemplo, um notebook sem passar por uma reposição da pasta térmica poderá sofrer problemas futuros, colocando em xeque a sua eficácia.
Assim, é importante que a sua gestão de ativos considere isso. Caso contrário, poderá ter perdas significativas de operacionalidade em seu dia a dia.
5. Integre os dados
Como profissional da área de TI, você deve saber a importância da integração de dados para os mais diferentes processos, não é mesmo? Para uma gestão de ativos imobilizados, isso é fundamental.
Um sistema que integre os dados sobre os ativos permite que os gestores consigam visualizar os itens, verificando os prazos de cumprimento de manutenções e o melhor momento para trocas, além de garantir um suporte mais eficiente em um momento de problemas, facilitando o Help Desk interno.
6. Monitore constantemente os dados
Essa é uma etapa fundamental para a gestão de ativos: monitorar e analisar os dados constantemente, de forma a verificar se os ativos estão funcionando de maneira eficiente ou não. Isso, em Ti, é fundamental para definir o momento de troca de um ativo ou não.
Por exemplo, um processador pode deixar de oferecer a performance esperada, porque os avanços tecnológicos geraram soluções mais robustas e que exigem mais desse equipamento.
Assim, pode ser que se torne necessário fazer uma troca do ativo de forma mais precoce ou, ainda, optar por outras tecnologias. É o caso, por exemplo, de mudar a dependência de servidores físicos para o armazenamento em nuvem.
A gestão de ativo imobilizado é fundamental para tomar as melhores decisões sobre seus equipamentos de TI. Lembre-se de que eles não são apenas máquinas, mas uma propriedade importante da empresa. Assim, é fundamental que sua gestão seja feita de forma otimizada, a fim de que o negócio esteja sempre com itens atuando com excelência.
Além disso, é importante ter uma boa gestão de projetos de TI no seu dia a dia. Para isso, confira 4 itens indispensáveis para esse fim e tire as suas dúvidas.
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