7 dicas para otimizar a gestão de escritório e melhorar a performance

Prestar bons serviços aos clientes ajuda a fidelizá-los e torná-los divulgadores do negócio. No entanto, para se obter isso é preciso estar atento às boas práticas referentes à gestão de escritório, o que envolve, entre outras coisas, análise da concorrência e aprimoramento contínuo de processos.

Se você tem dificuldade em gerir sua empresa de serviços, saiba que a adoção de algumas dicas pode fazer uma grande diferença lá na frente. Ao longo do texto vamos abordar sete delas, de modo a ajudá-lo na obtenção de diferencial competitivo e aumento da credibilidade no mercado. Para ficar por dentro deste tema, continue a leitura até o final!

O que é gestão de escritório?

Gerir um escritório é adotar procedimentos capazes de identificar falhas e corrigi-las antes de se tornarem crônicas e prejudicar ainda mais o negócio. Também consiste na boa comunicação com os colaboradores, de modo a contribuir na melhora de performance deles.

Embora seja uma atividade considerada complexa, a atenção a todos os componentes da gestão de escritório fará a empresa de serviços mais eficiente, inclusive em relação ao atendimento ao cliente, trazendo melhorias contínuas que trarão impactos relacionados com satisfação e fidelização dos consumidores.

Como otimizar a gestão de escritório?

Agora que você entendeu o que é a gestão de escritório, vamos abordar a seguir as 7 principais práticas que farão o seu negócio mais eficiente e competitivo no mercado. Acompanhe!

Fazer um bom planejamento

Um erro recorrente nas empresas é a execução de atividades sem um planejamento prévio. Isso pode trazer consequências desastrosas, sendo que o fato de ficar ultrapassada perante os concorrentes pode ser a pior delas. Planejar é traçar objetivos e metas que sejam claras, mensuráveis e realizáveis. Portanto, um planejamento qualquer não vai trazer os resultados que o negócio precisa, sendo necessário conhecer profundamente as necessidades e falhas operacionais da companhia.

O planejamento também serve de guia para a avaliação dos resultados do negócio. Isso significa que é preciso fazer comparações entre o que foi planejado e os resultados obtidos, prezando também pela flexibilidade, dependendo das circunstâncias. Mesmo com objetivos e metas bem traçados, pode ser que eles não se concretizem, exigindo, assim, a reformulação desse planejamento.

Estabelecer processos consistentes

Como estão os processos na sua empresa? Eles são realmente necessários ou existe redundância e gargalos em alguns pontos? Esses questionamentos são fundamentais, pois servem de base para a eliminação dessas redundâncias e ineficiências, que tanto prejudicam o negócio, até mesmo de forma invisível em algumas situações.

Ter processos consistentes implica, entre outras coisas, no aprimoramento da comunicação na empresa. Em outras palavras, cada colaborador deve atuar nas suas atividades com total clareza das suas atribuições e responsabilidades, tendo consciência que é parte importante de um fluxo de trabalho.

Criar um fluxo de caixa

Uma boa gestão do escritório passa também pelo controle de entradas e saídas. Observar o fluxo de caixa é fundamental, visto que dá uma clareza maior acerca das margens de lucro do negócio, o que pode ser útil para novos investimentos na empresa, por exemplo. Esse procedimento de gestão é feito pelas seguintes atividades:

1. operacional: tem relação com receitas e despesas;

2. investimentos: ajuda a identificar o potencial do negócio em obter meios de expandir o negócio;

3. financiamento: diz respeito à origem dos recursos.

Manter a organização financeira

Atrelado ao fluxo de caixa está a organização financeira. Na prática, uma das formas de fazer isso é por meio de documentos contábeis responsáveis por informar como está a saúde do negócio em termos de suas finanças. Um ponto crucial nesse sentido é o registro correto de todas as informações, principalmente pela adoção de boas tecnologias, conforme veremos adiante no texto.

Valorizar os colaboradores

Quando os colaboradores são treinados para obter a máxima performance em suas atividades, isso já é um bom indicativo de que eles estão sendo valorizados. A satisfação do time é um dos elementos que mais impacta o negócio, principalmente em relação às rotinas de atendimento ao cliente. Essa preocupação com o colaborador fará com que ele vista, de fato, a camisa da empresa, agregando cada vez maior valor nas atividades em que é responsável.

Analisar os clientes periodicamente

Os hábitos de consumo do público tendem a variar ao longo do tempo. Se a empresa não tiver essa percepção, correrá o risco de não ser inovadora aos seus clientes, vindo inclusive a perdê-los para a concorrência. Por isso é de grande importância fazer uma análise periódica dos compradores da empresa, no intuito de promover melhorias contínuas de atendimento e relacionamento.

Quanto mais personalizado e ágil for o contato com o cliente, maiores as chances de ele permanecer sendo fonte de receita para o negócio. A personalização também é um ponto a ser destacado, visto que somente uma análise periódica pode dar ao gestor bons insights para a tomada de decisões.

Investir em tecnologia

Todas as seis dicas que citamos podem ser mais bem implementadas com o uso de tecnologia. Isso porque o uso de uma ferramenta pode, entre outras coisas, automatizar rotinas e diminuir a incidência de erros em virtude do trabalho manual dos colaboradores. Um dos maiores benefícios de adotar tecnologia na gestão do escritório é a possibilidade de analisar métricas e indicadores de desempenho.

Esse monitoramento ajuda o gestor a tomar decisões com base em dados concretos e precisos, aumentando as chances de acerto em suas escolhas. Dito isso, o Microsoft 365 é um exemplo de solução que pode ser adotada na gestão do escritório, proporcionando não só praticidade e eficiência, mas também a segurança da informação. Trata-se de uma excelente opção na hora de promover uma melhor colaboração e comunicação entre o time, por meio de aplicações que funcionam tanto em desktop como em dispositivos móveis.

Uma boa gestão de escritório na empresa de prestação de serviços favorece a satisfação e a fidelização dos clientes. Colocando em prática as dicas citadas ao longo do texto, o único resultado possível é o aumento de eficiência dos processos e produtividade dos colaboradores.

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