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A compra de equipamento de TI é um momento importante para modernizar a sua empresa, conseguir melhores resultados, escalar os serviços oferecidos por ela e, assim, trazer benefícios para o negócio. Porém, isso exige cuidados que devem ser tomados a partir da decisão de realizar as trocas dos aparelhos.
Isso porque estamos falando em equipamentos que, normalmente, possuem alto custo e os preços variam consideravelmente entre fornecedores. Por isso, é fundamental saber como minimizar os erros nesse processo e garantir melhores resultados.
Pensando nisso, neste texto, vamos mostrar 8 dicas imperdíveis para escolher equipamento de TI de forma segura para o seu negócio. Boa leitura!
1. Crie um roteiro de tecnologia
O roteiro de tecnologia diz respeito a um plano com objetivos de curto, médio e longo prazo, que serão cumpridos por meio do uso de tecnologias. Ele deve descrever como esses equipamentos, aparelhos e soluções, entre outros, deverão colaborar para o cumprimento das metas traçadas.
Com isso, você consegue definir quais são as formas de alcançar os objetivos e, principalmente, o que é preciso para viabilizar as suas estratégias.
Por exemplo, se o objetivo é aumentar a área de TI de uma empresa, isso implica em algumas questões, tais como:
aumento no número de máquinas disponíveis;
ampliação da infraestrutura de rede;
aprimoramento da performance das máquinas presentes na empresa, entre outros.
Por isso que o documento é tão importante: ele aponta quais são os pontos que exigem mudanças no seu negócio, bem como determina as prioridades para aquele momento, definindo quais são os pontos que merecem atenção inicial.
2. Estabeleça os critérios da empresa para a compra de equipamentos de TI
Toda empresa precisa ter um conjunto de regras que definirá o passo a passo de como serão escolhidos os equipamentos, estabelecendo como será feito o processo interno para isso.
Esse documento, normalmente, é chamado de Plano Gestor da Tecnologia da Informação, estabelecendo diretrizes que também podem ser aplicadas no ato de compra e atualização dos recursos de infraestrutura tecnológica.
Com isso, é possível definir mudanças bem estruturadas e parâmetros a serem seguidos, definindo prazos para trocas de peças, de que forma será a compra, como é a pesquisa, entre outros.
O documento deve envolver questões como:
infraestrutura;
hardware;
softwares;
sistemas operacionais;
equipamentos de rede;
equipamentos de comunicação, entre outros.
3. Trace um orçamento desejado
Por mais que a modernização do setor de TI seja mais do que desejável — e necessária em algumas circunstâncias —, é fundamental que ela não atropele o orçamento da empresa. Afinal, os ganhos com a modernização precisam ser maiores do que os gastos realizados, caso contrário, poderá gerar prejuízos.
Por isso, avalie qual é a atual conjuntura da empresa, qual é o orçamento disponível para a compra e quanto pode ser comprometido, mensalmente, caso opte pelo parcelamento da compra, entre outros pontos referentes ao planejamento financeiro.
Isso é fundamental para evitar que a compra esteja acima do poder de aquisição da sua empresa e, com isso, gere uma dívida que possa levar a uma situação financeira complicada para o negócio.
4. Considere a compatibilidade com os equipamentos existentes
É fundamental avaliar se os equipamentos novos são compatíveis com os antigos. Como eles atuarão de forma conjunta, é preciso ter certeza de que não haverá conflitos que possam inviabilizar as atividades internas.
Uma opção, caso seja possível, é realizar a mudança de todos os equipamentos, evitando utilizar as tecnologias novas junto com as mais antigas. Isso porque, com o tempo, a tendência é que problemas de compatibilidade comecem a ocorrer e comprometer a eficiência da sua empresa.
Além disso, a gestão de soluções novas e antigas torna os cenários mais complexos e delicados para lidar, o que pode gerar problemas, até mesmo, para os cuidados com a segurança de TI, dificultando o controle das brechas de vulnerabilidade.
5. Faça orçamento com diversos fornecedores
Quando falamos em compra de equipamentos de TI, é importante realizar pesquisas com diversos fornecedores, para encontrar aquele que ofereça as melhores condições para a sua empresa. Mesmo que o negócio tenha um parceiro de confiança, é importante avaliar os valores com outras lojas do ramo.
Isso porque alguns equipamentos podem estar mais em conta em outros locais, que podem ter valores mais competitivos do que o seu fornecedor oficial. Caso seja um negócio de confiança e fidelizado, é possível mostrar os orçamentos de outros para tentar negociar condições mais favoráveis.
Outro ponto é, dependendo do caso, verificar se é possível optar por reparos ou substituições de algumas peças, em vez de todo o equipamento.
Por exemplo, pense no uso de máquinas internas na empresa: se há a necessidade de computadores com capacidade de processamento mais potente, pode-se pensar em trocar apenas o processador, e não o aparelho todo. Mas, para isso, é fundamental avaliar se, por exemplo, a placa-mãe e os demais hardwares suportam essa opção ou se é melhor realizar a troca completa.
6. Conheça a reputação do fornecedor escolhido
Se está adquirindo equipamentos de novos fornecedores, cuidado, pois o barato pode sair caro. Portanto, se você encontrou um negócio que tenha um preço altamente competitivo, antes de realizar a compra, verifique se a empresa é, de fato, idônea. Alguns pontos que precisam ser observados são:
cumprimento de prazos;
envio adequado, sem avarias do equipamento;
suporte em caso de defeitos nas peças compradas;
suporte para instalação;
facilidade na comunicação com o cliente, entre outros.
Assim, você terá a certeza de que conseguirá fazer uma compra mais segura, com melhores condições e menores chances de problemas futuros.
7. Busque boas condições de pagamento
A aquisição de elementos de infraestrutura pode ser bastante custosa, mesmo quando realizada com um fornecedor com preços mais competitivos. Por isso, é importante verificar aquele que oferece as melhores condições apresenta, de fato, condições de pagamento mais vantajosas. Algumas dessas possibilidades são:
parcelamento sem juros;
desconto para pagamento à vista;
escolha de uma melhor data de pagamento, no caso de parcelamento, para que não interfira no orçamento da empresa, entre outros.
8. Avalie o custo-benefício
Por fim, diante de tudo o que falamos, é preciso avaliar o custo-benefício. Não adianta, por exemplo, realizar a compra de um equipamento com um valor altamente competitivo, mas, ao mesmo tempo, não ser oferecida a nota fiscal sobre o produto.
Com isso, em caso de problemas, você não conseguirá acionar a garantia junto ao fabricante e, assim, terá um prejuízo muito grande. Por isso, não se baseie apenas no preço final: algumas vezes, compensa mais adquirir as peças em um lugar com valor mais elevado, mas que ofereça maior segurança.
Comprar equipamento de TI exige que você tenha cuidado para não ter prejuízos. Afinal, estamos falando de compras de valor elevado e que têm por objetivo gerar benefícios para a organização. Sem isso, a estratégia pode levar ao caminho oposto.
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