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Reduzir custos na empresa é fundamental para manter o negócio operando de forma produtiva, sem prejuízos e com a garantia de uma boa lucratividade. Isso é fundamental, principalmente em cenários delicados economicamente, como quando ocorre uma crise.
Saber como realizar isso, de forma precisa e ágil, é fundamental para ter um plano de ação efetivo para gerar os resultados esperados e fazer com que a sua empresa possa continuar com as operações, mesmo durante esses cenários complicados.
Pensando nisso, neste artigo vamos mostrar 8 formas interessantes para fazermos essa adequação. Boa leitura!
1. Crie um plano de contenção de gastos
Se a sua empresa não trabalha com um plano de contenção de gastos, é hora de começar a delimitar esse documento o quanto antes. Ele oferecerá as diretrizes para saber os pontos nos quais é possível reduzir custos e ter um melhor fluxo financeiro em sua companhia. Veja algumas dicas importantes para isso a seguir:
tenha uma equipe multidisciplinar para avaliar a atual conjuntura — mas lembre-se de não formar times muito grandes, pois isso pode prejudicar o andamento do trabalho;
eleja um líder para o projeto, que seja, preferencialmente, da área financeira ou de produção;
faça com que cada setor apresente um diagnóstico dos principais gastos financeiros, por ordem de prioridade, sinalizando aqueles que não podem deixar de ser feitos e quais são mais supérfluos;
agende reuniões para que cada gestor aponte ideias para a redução de custos;
abra um debate entre os setores após as reuniões;
defina um plano de ação para redução de gastos, com medidas claras e objetivas, assim como prazos e metas de corte de gastos;
defina métricas de avaliação para verificar se todos estão cumprindo os objetivos — caso alguém não esteja, ou ainda não seja o suficiente, faça mudanças no plano original.
2. Institua banco de horas
Uma opção para que você possa reduzir os gastos, principalmente com a folha de pagamento, é instituir uma política de banco de horas. Dessa forma, em vez de precisar arcar com o pagamento de horas extras, seus funcionários passam a ter um “saldo de horas positivos”.
Com isso, será possível utilizar essas horas para sair mais cedo ou tirar folgas, entre outras vantagens, não onerando o setor de RH da organização com esses valores.
Porém, se não estiver previsto em contrato, é preciso realizar um acordo por escrito com os colaboradores que aceitarem a mudança do regimento, para que fique estabelecida legalmente a alteração. Além disso, esse passa a ser um resguardo para seu negócio em possíveis ações trabalhistas.
3. Automatize tarefas operacionais
As tecnologias estão presentes, justamente, para que você possa utilizá-las a favor da sua empresa. E as ferramentas de automação de tarefas estão entre as mais importantes existentes.
Por meio delas, é possível deixar que os sistemas realizem algumas funções que anteriormente eram feitas por funcionários da sua empresa.
Com isso, seus colaboradores podem ser destinados para tarefas mais analíticas e garantir uma maior produtividade no negócio, gerando um melhor custo-benefício por hora trabalhada e, consequentemente, a redução de gastos por tarefa. Muito bom, não é mesmo?
4. Economize em materiais internos
Os materiais que você está utilizando internamente estão oferecendo, de fato, o melhor custo-benefício para a sua empresa? Isso é importante para que você possa reduzir alguns gastos internos e continuar mantendo a produtividade em alta.
Por exemplo, avalie se os itens de papelaria utilizados no escritório são, de fato, necessários. Se for preciso, trabalhe a digitalização de documentos e o backup em nuvem, para minimizar os gastos com papel e tinta para impressão no dia a dia.
Outro ponto é reavaliar os fornecedores. Em alguns casos, pode ser preciso rever contratos ou, então, encontrar outras empresas que possam fornecer os materiais por um preço mais competitivo.
Porém, cuidado: muitas vezes, a economia pode não compensar. Então, cuidado para não reduzir demasiadamente os gastos e o resultado ser desastroso, com muito mais perda de material do que o seu uso.
5. Negocie com seu banco
Outro gasto muito comum e que pode representar uma economia significativa são as tarifas bancárias. Imagine ter um gasto com manutenção da conta e despesas a cada transação realizada, como transferências entre bancos (TED).
Os bancos digitais, atualmente, possuem modalidades de contas para Pessoas Jurídicas, com melhores condições do que os bancos tradicionais, visando minimizar esses gastos.
Além disso, uma melhor gestão de atividades bancárias, realizada pelo setor jurídico, consegue melhorar a realização das atividades em si, indo além da economia financeira e garantindo melhor eficiência nesse aspecto.
6. Renegocie contratos com fornecedores
Sua empresa tem fornecedores confiáveis, com os quais ela nutre um laço de fidelidade e bom relacionamento, ou que são os únicos a oferecerem determinado insumo? É possível reduzir os custos com as suas compras, sem precisar abrir mão de um parceiro de confiança.
Uma forma de fazer isso é tentar estabelecer uma renegociação com o fornecedor. Por exemplo, proponha contratos de fidelização a longo prazo e aumente o volume de compra para poder obter um maior desconto, entre outros pontos que podem ser positivos para esse fim.
Com isso, você consegue melhores condições e, ao mesmo tempo, continua contando com um fornecedor que atenda às suas expectativas e traga bons resultados para o seu negócio.
7. Aplique a metodologia LEAN em seu negócio
Outra ação importante é utilizar a metodologia lean em seu negócio. Essa é uma metodologia ágil que visa o enxugamento das organizações para que seja possível maximizar resultados, utilizando menos recursos e eliminando questões que sejam supérfluas para a sua empresa.
Essa redução de desperdícios opera tanto no tempo de realização de uma tarefa, quanto na mão de obra necessária para isso, bem como nos insumos utilizados no dia a dia. Ou seja, ela busca reduzir os gastos nessas três áreas, sem comprometer as atividades internas.
Dentro do Microsoft Teams, você pode aplicar essa metodologia para aumentar a produtividade da sua equipe.
8. Terceirize o suporte de TI
Se você tem equipes internas para suporte especializado em TI na sua empresa, talvez esteja tendo gastos desnecessários com a contratação de funcionários para cuidar desse aspecto em seu negócio. Afinal, não é sempre que ocorrem problemas que precisam desses colaboradores para serem resolvidos, tornando desnecessário onerar a sua folha de pagamento com eles.
Uma opção é terceirizar o suporte de TI do seu negócio. Com isso, é possível pagar menos pelo mesmo serviço, tendo resultados tão bom como se houvesse um funcionário na empresa trabalhando com isso. Além disso, essa ação torna a gestão do setor mais tranquila, já que os colaboradores podem se dedicar a questões focadas no core business.
Como vimos, reduzir custos na empresa é fundamental para gerar melhores resultados e ter menos gastos. Com isso, a lucratividade aumenta, assim como a possibilidade de ter um ciclo produtivo mais fluido.
Quer contar com um suporte especializado em TI e que traga melhores resultados para esse setor? Entre em contato conosco e converse com um de nossos atendentes para tirar as suas dúvidas sobre o tema.
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