Ferramentas para home office: fique por dentro das melhores opções

As ferramentas para home office passaram a ser amplamente empregadas devido ao atual contexto de distanciamento social. Muitas empresas precisaram se adequar a essa nova realidade, caso desejassem se manter operacionais e competitivas no mercado. Um ponto positivo que a crise sanitária do novo coronavírus trouxe é que a digitalização de processos se acelerou bastante no meio empresarial, trazendo benefícios para gestores, colaboradores e clientes.

Mais do que adquirir tais ferramentas, o domínio delas faz com que o negócio obtenha inúmeros ganhos, principalmente de eficiência e produtividade. Continue a leitura do nosso artigo até o final para entender melhor o que são ferramentas para home office, sua importância e quais as principais soluções adotadas pelas empresas!

O que são ferramentas para home office?

Chamamos de ferramentas para home office tudo aquilo que é empregado para a prática do trabalho remoto. Isso inclui aplicativos para controle de horas trabalhadas, organização das tarefas, gestão de colaboradores e videoconferência. A ideia, portanto, ao adotar essas soluções, é fazer o colaborador e o gestor se adaptarem a essa nova realidade, pois mesmo que a crise sanitária acabe, provavelmente as empresas continuarão adotando o home office.

Qual a importância de usar essas soluções?

Os colaboradores devem estar cientes que, em muitas situações, o trabalho remoto pode ser ainda mais puxado do que o presencial. Em relação aos gestores, existem ferramentas específicas de home office capazes de fazer o acompanhamento do profissional, que pode ser feito, por exemplo, com o uso de métricas e reuniões on-line.

Conhecer, usar e dominar essas soluções permite à empresa não só se adaptar ao atual cenário, mas também explorar novas oportunidades e acelerar a sua transformação digital. Vale também destacar que tudo isso vai ao encontro das exigências e necessidades dos clientes, que buscam cada vez mais qualidade nos produtos e serviços e agilidade no atendimento. Tais melhorias só são possíveis quando a empresa passa a adotar um mindset voltado para a tecnologia da informação.

Quais as principais ferramentas para home office?

Como falamos, as ferramentas para home office podem ser voltadas para a organização de atividades, controle de horas trabalhadas, gestão de colaboradores e videoconferência. Acompanhe as subseções a seguir e conheça as principais soluções que a sua empresa pode adotar!

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos capaz de centralizar informações em uma única tela. Essa solução é de grande ajuda na organização, integração e colaboração do trabalho em equipe, fato que fica ainda mais nítido em projetos de grande porte e com prazos de entrega apertados. Vale frisar também a comunicação mais eficiente que o Trello proporciona, fazendo com que os colaboradores usem menos o e-mail, o que, em algumas situações, pode ser um entrave na comunicação.

Google Meet

O Google Meet é uma aplicação de videoconferência com vários recursos interessantes. A apresentação de tela e o chat são apenas dois exemplos de opções que podem ser exploradas para dar mais fluidez a uma reunião on-line. O Meet também se integra ao Google Agenda, auxiliando na organização das atividades e reuniões da empresa.

Google Drive

Muitas empresas precisam de um ambiente na nuvem que seja capaz de criar, editar e compartilhar arquivos de diferentes formatos. O Google Drive faz justamente esse papel, além de permitir o acesso aos arquivos por dispositivos móveis, desde que estejam conectados à Internet. Por meio dessa ferramenta é possível lidar com:

1. documentos de texto em variados formatos, como doc e pdf;

2. planilhas;

3. apresentação de slides;

4. vídeos;

5. formulários, entre outros.

Slack

O Slack auxilia bastante na comunicação remota entre gestores e colaboradores. A ferramenta pode ser usada tanto no computador quanto em dispositivos móveis, uma vez que ele está hospedado na nuvem. Além disso, para facilitar ainda mais a comunicação, o Slack pode se integrar a duas ferramentas citadas no texto: o Trello e o Google Drive.

DocuSign

Além de ser um gerenciador de documentos, o DocuSign é usado para assinaturas digitais. Esse é um procedimento que cresceu bastante por conta do distanciamento social, fazendo as empresas reduzirem custos com impressão de papéis, transporte de documentos e registros em cartório. Assinar digitalmente é uma alternativa bastante segura, uma vez que tem mecanismos para mitigar fraudes e outros problemas.

Toggl

O Toggl é uma ferramenta para home office responsável por contar e gerenciar as horas trabalhadas dos colaboradores. Com a adoção dessa modalidade de trabalho, existe uma maior flexibilidade quanto à carga horária do profissional, sendo que agora ela pode ser medida em função das atividades remotas que ele entregou e dos projetos que está participando.

Microsoft Teams

O Teams é uma solução da Microsoft que tem se popularizado bastante no meio corporativo. Uma de suas características é permitir a criação e edição de documentos do Pacote Office em uma plataforma centralizada, aumentando a organização, eficiência e produtividade dos colaboradores.

Dentro da realidade do trabalho remoto, o Teams passa a ser uma excelente ferramenta de colaboração, permitindo a edição e acesso dos arquivos na nuvem. A solução da Microsoft é também um ambiente para reuniões on-line e bate-papo, sendo que pode ser configurado para ser uma conversa pública ou restrita a um departamento ou grupo de pessoas, por exemplo.

Como aumentar a produtividade no home office?

Embora o colaborador não precise sair de casa para trabalhar e possa fazer o seu horário, isso não significa que ele não precisa ter disciplina. Esse é um dos componentes mais importantes para quem realiza tarefas no home office, pois impacta diretamente a produtividade e a quantidade de valor agregado ao negócio.

Além disso, escolher e organizar um espaço em casa somente para o trabalho também é de grande importância. Se o ambiente doméstico for muito propício a barulhos e interrupções dos familiares, por exemplo, é importante conversar com eles sobre a necessidade de manter o máximo de foco nas atividades remotas.

As ferramentas para home office devem ser conhecidas, usadas e dominadas por gestores e colaboradores. Como vimos, existem soluções voltadas, por exemplo, para gerenciamento de tarefas, contagem de horas trabalhadas e acesso de documentos na nuvem. Dependendo do porte e das características da empresa, pode ser que uma solução seja mais adequada do que a outra, de modo a facilitar o manuseio e potencializar os resultados do trabalho remoto.

Gostou do artigo e deseja se aprofundar no tema? Então, aproveite para conferir este outro conteúdo em que falamos de 5 dicas de como manter a segurança no home office!