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As empresas têm enxergado na tecnologia um leque de oportunidades a serem exploradas. Logo, o setor de TI tem se tornado a chave para o sucesso de um negócio. Mais do que isso, a gestão de TI auxilia na análise dos concorrentes e na detecção das forças e fraquezas da organização.
Por isso, é de extrema importância conhecer a ideia por trás do conceito de planejamento estratégico em TI, assim como a sua importância, os seus benefícios e como implementá-la.
Este post foi preparado para tirar as suas dúvidas e auxiliar você a obter os melhores resultados dentro do seu negócio. Ficou interessado no assunto? Então, continue a leitura!
O que é o planejamento estratégico de TI?
Esse planejamento consiste em estratégias que incorporam a TI aos objetivos de um negócio. É ele que realiza a organização, estruturação e sistematização dentro do setor.
O planejamento estratégico precisa estar alinhado com a visão e os objetivos da empresa. Outra característica é a capacidade de adaptação às mudanças que venham a ocorrer no âmbito interno e externo da organização.
Por que a gestão de TI é importante?
Com o passar do tempo, a TI passou a estar mais próxima dos demais setores da empresa. Isso faz toda a diferença na criação de um planejamento estratégico. Dessa forma, iniciativas, investimentos, rotinas, métricas e ferramentas terão um maior alinhamento com as necessidades e os objetivos do negócio.
Essa proximidade consiste em ações como, por exemplo, conhecer o perfil dos clientes, as tendências atuais do mercado e como os concorrentes estão se comportando. No tocante à presença online de uma marca, a TI é importante para a implementação de soluções voltadas para o monitoramento e a análise de dados.
Quais são os benefícios da gestão de TI?
Com base no conceito e na importância do planejamento estratégico de TI, uma série de benefícios pode ser obtida. Seguem abaixo as principais:
melhor alocação dos recursos tecnológicos;
exposição dos riscos de negócio e criação dos meios de mitigação;
redução de custos, falhas e retrabalhos;
comunicação mais transparente entre os setores e da empresa para com o público;
priorização de ações e projetos mais urgentes;
melhores tomadas de decisão, visto que fornece informações atuais e confiáveis;
segurança de dados reforçada;
disponibilidade dos serviços de TI, de modo que as operações não sofram interrupções;
escalabilidade do negócio;
alinhamento de processos internos;
estímulo à Proatividade;
visão integral da empresa, proporcionada pela integração entre os setores.
Como implementar a gestão de TI em uma empresa?
Para que o planejamento estratégico corresponda aos objetivos da empresa, é preciso levar em consideração uma série de procedimentos. A seguir, mostraremos as etapas de um plano eficiente e que gere benefícios duradouros para o negócio.
Defina objetivos
É imprescindível que a organização conheça as suas metas. Se essa etapa for negligenciada, é possível que as outras também não sejam capazes de trazer o resultado esperado. Vale salientar aqui sobre a importância de a empresa ser realista nesse momento. Ter ambições demais ou de menos não é interessante, sendo que o melhor caminho é saber como está o mercado e se tais objetivos e metas são, de fato, alcançáveis.
Focar em uma prioridade e fazer a implantação gradual
Alguns objetivos podem ser traçados, como a otimização de processos internos, a redução de custos e o aumento da segurança. Dependendo do orçamento disponível, pode ser mais interessante focar em um ponto de cada vez, sempre monitorando os resultados alcançados.
Se a empresa tem a necessidade de adquirir um software, por exemplo, a prioridade será na implantação da solução. Isso inclui diversos procedimentos como a adoção gradual dessa ferramenta, de modo a acompanhar a curva de aprendizado da equipe.
Outro procedimento é verificar se os softwares da companhia farão a integração com essa nova ferramenta ou se terão de ser descartados por estarem obsoletos demais. A esses sistemas que precisam ser trocados chamamos de legados.
Se esse for o caso, será preciso fazer a migração dos dados para o software recém-adquirido, o que requer profissionais capacitados para fazer o procedimento sem risco de perda das informações do negócio. Como foi possível observar, a definição de objetivos requer um conhecimento detalhado da atual estrutura tecnológica da empresa.
Levante qual é a situação atual da empresa
As demandas de cada departamento devem ser devidamente levantadas pelos gestores do negócio. Isso possibilitará a identificação dos pontos de desperdício na produção e das tarefas que estão sendo desempenhadas com baixa eficiência.
A melhor forma de fazer isso é consultar os colaboradores de cada departamento e saber quais as suas principais queixas sobre aquilo que pode ser melhorado para maximizar a produtividade do setor.
Mesmo que a companhia tenha diversos departamentos para serem visitados, esse levantamento deve ser feito, pois isso servirá de base para as etapas subsequentes, como o mapeamento de soluções tecnológicas que você pode conferir a seguir.
Faça um mapeamento das soluções tecnológicas
Terminadas as etapas anteriores, é hora de pesquisar quais são as soluções que melhor refletem as necessidades da empresa. É fundamental que sejam encontrados os melhores preços, fornecedores e condições de contrato.
Outro ponto a ser observado é com relação às customizações de uma solução. Se a empresa, por exemplo, investiu um valor baixo em uma ferramenta e ela não atende corretamente às necessidades do negócio, na verdade o que houve foi um desperdício de investimento. É preferível, portanto, gastar um valor elevado em um software que contém as funcionalidades que a empresa precisa e que vai dar retorno.
Meça os resultados
É de extrema importância definir quais serão os indicadores-chave de performance (KPIs). Entre as inúmeras métricas disponíveis para análise, é preciso escolher aquelas que melhor refletem a eficiência ou não da execução do planejamento. Alguns indicadores importantes que você precisa observar são:
utilização: mede se as ferramentas adotadas são utilizadas nas rotinas de TI da empresa;
custos e receitas;
experiência do usuário;
taxa de crescimento global das empresas;
downloads de aplicativos mobile, sendo que, quanto maior esse número, é sinal de que os usuários confiam na aplicação.
Envolva todos os colaboradores
Para o pleno cumprimento dos objetivos traçados, incluir os colaboradores é bastante útil no intuito de fornecer feedbacks. Dessa forma, é possível elaborar uma estratégia mais precisa e, por consequência, mais eficiente. A capacitação prévia da equipe também pode contribuir significativamente para que ela melhor absorva todo o planejamento que está sendo realizado.
Os gestores devem afastar alguns temores dos colaboradores quanto à transformação digital. Afinal, pode ser que alguns colaboradores tenham resistência quanto à implementação de soluções de TI. Isso pode acontecer por vários motivos, como o receio de não conseguir dominar uma ferramenta ou, ainda, o medo de a automação de processos gerar a perda do cargo na empresa.
Nesse sentido, é fundamental mostrar que não se deve ter esses temores, bem como indicar que a implementação da transformação digital será de acordo com a curva de aprendizado dos profissionais.
A gestão de TI tem se tornado decisiva para o sucesso das organizações. Desde oportunidades de novos negócios até melhorias nos processos internos da empresa, ela é fundamental por contribuir para uma maior integração entre os departamentos. Assim, todos passam a compreender melhor o que está acontecendo e os esforços serão somados, acarretando melhorias profundas e duradouras para a organização.
Qual o resultado da Gestão de TI em uma empresa?
Tornar mais inteligentes os processos que envolvem tecnologia e afetam diretamente a produtividade de todos os colaboradores. Através dos passos citados acima a empresa consegue utilizar os recursos de informática de forma direcionada e orientada a resultados, deixando de enxergar esses investimentos em tecnologia como custos.
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