Microsoft 365: saiba como aumentar a produtividade no escritório

Ser mais produtivo é o grande objetivo dos colaboradores em uma empresa. Nesse sentido, é importante conhecer quais ferramentas terão a capacidade de fornecer os meios para potencializar a produtividade e, consequentemente, os lucros.

Pensando nisso, trouxemos para você um conteúdo detalhado sobre o Microsoft 365. Neste post, você conhecerá a vasta gama de benefícios do seu uso e, ao final da leitura, saberá como aumentar a produtividade no escritório. Quer tirar todas as suas dúvidas sobre o tema? Continue a leitura!

O que é o Microsoft 365 e como funciona?

Basicamente, é um conjunto de aplicativos online para escritório da Microsoft. Em vez de comprar a licença de programas como o Word e o Excel, o Microsoft 365 oferece esses e outros programas por meio de uma assinatura mensal ou anual.

Mais do que os aplicativos, o Microsoft 365 oferece várias outras funcionalidades: 1 TB de armazenamento em nuvem por meio do Onedrive, ligações para telefone fixo via Skype e, para assegurar a boa performance das aplicações, suporte técnico especializado da Microsoft.

Quais são os benefícios de usar o Microsoft 365?

Agora que você sabe o que é, o funcionamento e quais as vantagens de assinar o Microsoft 365, chegou a hora de saber quais os benefícios de usar a ferramenta no escritório de uma empresa. Saiba como o uso dessas aplicações poderá impactar diretamente no aumento da produtividade.

Programas desenvolvidos para as empresas

Pensando em aumentar a eficiência das práticas de escritório, a Microsoft desenvolveu vários aplicativos úteis para o ambiente corporativo. Um bom exemplo disso é o Exchange Online. Trata-se de um serviço de e-mail que oferece a vantagem de acesso aos dados da empresa em qualquer dispositivo que tenha conexão com a Internet.

Uso em diferentes dispositivos

É bastante desejável que as atividades não se limitem ao uso do computador. Nesse sentido, o Microsoft 365 oferece a possibilidade de integração com dispositivos como tablets e celulares. Isso é extremamente útil para o colaborador adiantar procedimentos da empresa.

É permitida a integração com até 5 aparelhos diferentes. Além disso, todas as edições necessárias nos arquivos são salvas em nuvem. Na prática, significa que o uso de e-mails e pendrives passa a ser dispensado, já que é possível começar algum documento no PC e concluí-lo pelo smartphone, e vice-versa.

Facilidade de instalação e suporte

A contratação e instalação do Microsoft 365 é bastante simples. Em questão de minutos, o administrador pode adicionar um novo dispositivo ou perfil. Para ajudar ainda mais, muitas vezes o procedimento é ensinado por meio de um tutorial. Por fim, caso o pacote adquirido seja o completo, o suporte técnico estará disponível por 24 horas.

Armazenamento feito de forma totalmente online

Um grande problema para as empresas é com relação ao armazenamento. Quando feito da forma tradicional, os custos tendem a ser mais elevados. Não obstante, os documentos podem ficar suscetíveis a coisas como o mau funcionamento em um HD externo.

Conforme foi dito anteriormente, o Microsoft 365 oferece 1 TB de armazenamento na nuvem. Levando essa quantidade para um escritório, significa que cerca de 1 milhão de documentos podem ser armazenados. Uma vez que os dados são salvos em nuvem, em caso de problema no funcionamento do dispositivo, eles estarão disponíveis e seguros no OneDrive.

Otimização do trabalho em equipe

Vários membros de uma equipe podem trabalhar em conjunto na hora de criar documentos. Isso evita a troca de e-mails, o que muitas vezes deixa os colaboradores confusos. Entre as ferramentas que contribuem para incentivar a colaboração em equipe, é possível citar, além do Word e do Excel:

1. o Sharepoint, que permite a edição de documentos na nuvem;

2. o Planner, que auxilia na criação de tarefas em equipe ou individuais;

3. o Flow, responsável pela criação de fluxos automatizados, sendo bastante útil na sincronização de arquivos e coleta de dados.

Flexibilidade de acordo com as necessidades da empresa

A Microsoft disponibiliza soluções personalizadas, levando em consideração o tamanho e as necessidades de uma organização. Assim, se um negócio de pequeno porte tiver poucos recursos para investir em soluções desse tipo, por exemplo, haverá um pacote Office que atenderá às suas demandas em termos de softwares.

Segurança

A Microsoft oferece também meios de evitar extravio de dados. Com o aumento massivo da presença online das empresas, o risco de invasão deve ser uma preocupação. Além do armazenamento das informações corporativas em nuvem, a proteção é reforçada por meio de uma solução de defesa formada por camadas físicas e lógicas.

Também é válido frisar que o Microsoft 365 está em conformidade com o RGPD (Regulamento Geral de Proteção dos Dados). Dados complexos e em grande quantidade podem ser controlados, além da possibilidade de supervisão das comunicações entre os colaboradores.

Dessa forma, é melhor assegurar o cumprimento dos regulamentos. Esses dados podem ser facilmente acessados, analisados e monitorados dentro da empresa. Há várias soluções integradas ao Microsoft 365 que auxiliam na gestão de acesso aos dados. pessoais.

Atualizações constantes

Por meio do Microsoft 365 e do armazenamento em nuvem, os usuários estarão sempre com as versões atualizadas dos aplicativos. Com isso, os erros são minimizados e os programas são executados com maior estabilidade. A Microsoft entrega mensalmente e de forma automática as atualizações não só para desktop, mas também para dispositivos móveis, como Android e IOS.

Microsoft Teams

É uma ferramenta que contribui para melhorar a comunicação entre os colaboradores. Foi feito de acordo com a tendência de que as hierarquias estão sumindo, dando lugar para para os arranjos corporativos mais planos. Consiste em um chat em equipe que pode também ser disponibilizado em dispositivos móveis. Além da comunicação em tempo real, tem como recursos integrados o SharePoint, OneNote, PowerPoint, Word e Excel.

Saber como aumentar a produtividade no escritório passa, necessariamente, pela assinatura do Microsoft 365. Por ser uma solução online e completa, oferece uma grande gama de benefícios, desde armazenamento seguro e com custo baixo até o acesso automático às atualizações mais recentes dos aplicativos. A possibilidade de se adequar ao tamanho e às necessidades específicas de um negócio também são grandes diferenciais.

O que achou deste conteúdo? Não saia do blog da 4biit.com sem antes assinar a nossa newsletter!