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Você já ouviu falar em otimização de processos? O termo, que vem do inglês process optimization, está fortemente associado ao uso de tecnologia nas organizações. Quando olhamos para a História, fica fácil entender o porquê.
Podemos dizer que a primeira otimização de processos recente ocorreu ao longo da I Revolução Industrial, quando a máquina a vapor começou a substituir o trabalho manual. Desde então, muita coisa aconteceu, mas a otimização de processos não caiu no ostracismo quando o assunto é melhorar a capacidade de uma empresa de produzir e entregar valor aos seus consumidores.
No artigo de hoje, você vai entender direitinho o que é otimização de processos, qual a sua relação com a tecnologia nas empresas e por que o assunto é tão importante. Pronto para aprender? Continue a leitura!
O que é otimização de processos?
A otimização de processos é uma constante dentro das empresas. Seu objetivo é ajudar negócios a produzirem mais gastando menos, por meio de melhorias na maneira como a empresa executa suas funções básicas. Nesse sentido, a tecnologia é uma grande parceira da otimização de processos, já que ela permite que uma gama de funções sejam executadas por uma fração do custo e com mais eficiência.
Há, na otimização de processos, objetivos que vão além da eliminação de gargalos. O desperdício de tempo e recursos, os custos desnecessários e os erros de processo são todos problemas que podem ser melhorados com otimização de processos.
A automação é uma grande aliada, tornando mais fácil a rotina dos colaboradores das empresas. Outros recursos tecnológicos, como computação em nuvem e ferramentas de colaboração, também têm um papel importante na otimização de processos.
Como otimizar processos na empresa?
Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, é hora de ver como colocar isso em prática no seu negócio. Confira o passo a passo para a utilização da tecnologia na otimização de processos.
Passo 1: identifique o processo a ser otimizado
O primeiro passo é identificar e conhecer bem o processo que se planeja otimizar. Para isso, será preciso olhar para as métricas do seu negócio e identificar aquelas que estão aquém do desejado.
Gargalos podem ser encontrados nos mais diversos processos da empresa. Cabe ao gestor identificar o problema e trabalhar para o desenvolvimento de uma solução.
Passo 2: analise os problemas nos processos
O segundo passo é estudar bem o problema ou gargalo identificado nos seus processos. Apenas conhecendo nossos erros podemos deixar de cometê-los.
Verifique se o processo atinge o resultado esperado, se há desperdícios pelo caminho e quanto de prejuízo eles causam para a sua organização. Essas informações vão ajudá-lo a identificar a melhor tecnologia para melhorar o processo em questão.
Passo 3: implemente a nova tecnologia
Independentemente da tecnologia que escolher, o processo de implementação é parte fundamental do sucesso da otimização de processos. Gaste o tempo que for preciso nessa etapa para garantir que equipe e gestores estão confortáveis com o uso da nova solução.
Passo 4: monitore os processos
Por último, não se esqueça de implementar ferramentas de monitoramento e KPIs para ajudá-lo a entender melhor a natureza dos processos otimizados.
Sempre haverá ajustes que podem ser feitos para melhorar ainda mais os seus processos. É por meio do monitoramento que será possível customizar as soluções tecnológicas para que elas ofereçam a melhor performance possível para o seu negócio.
Quais ferramentas podem ajudar na otimização de processos?
Confira algumas ferramentas que podem ajudar a sua empresa a otimizar processos internos com facilidade.
Microsoft Azure
O Microsoft Azure é uma das plataformas digitais que vão melhorar a infraestrutura digital da sua empresa. A plataforma de nuvem e execução de mídias da Microsoft combina banco de dados, rede, web, serviços móveis e muitas outras funcionalidades que, embora inicialmente voltadas para o desenvolvimento de software, também servem para avançar a transformação digital na sua empresa e a otimização de processos.
Pense, por exemplo, na gestão de desperdícios. Com Microsoft Azure, fazer a gestão financeira do seu negócio fica muito mais fácil e eliminar processos custosos e pouco eficientes também.
Mesmo se a sua empresa não desenvolve ou comercializa software, a ferramenta oferece uma infraestrutura de ponta para que ela utilize aplicações de terceiros e colete dados sobre o uso delas. Esses dados, por sua vez, podem se transformar em insights sobre como o seu negócio funciona e quais processos devem ser modificados para que ele se torne ainda mais eficiente.
Microsoft 365
Uma das melhores maneiras de otimizar processos na sua organização é melhorando a produtividade da equipe. Com o software certo, o seu time pode colaborar com mais eficiência e interagir, mesmo remotamente, de maneira prática e segura. A solução para conquistar tudo isso é o Microsoft 365.
O Microsoft 365 integra aplicativos como o Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook — e suas versões on-line — para facilitar a colaboração entre equipes. Combinado com outras ferramentas Microsoft gratuitas, como o Teams, essa ferramenta confiável e segura pode fazer uma grande diferença pela produtividade da sua equipe, otimizando fluxos de trabalho e facilitando a colaboração em tempo real.
Otimizar processos é fundamental para que a sua empresa trabalhe de maneira mais eficiente, entregue mais valor aos consumidores e tenha clareza nos seus fluxos de trabalho. O papel da tecnologia na otimização de processos é o de facilitar esse procedimento com a ajuda de recursos como a automação.
Os recursos que listamos aqui são parte fundamental da otimização de processos, mas se a sua empresa quer ver uma diferença nessa área, ela pode também optar por alternativas como o outsourcing de TI.
Terceirizar a sua TI com a ajuda de uma equipe especializada e dedicada vai ajudá-lo a focar no core business do seu empreendimento, deixando toda a parte de tecnologia com uma equipe que entende do assunto e busca soluções para aumentar a sua produtividade e eficiência diariamente.
Pronto para começar a otimizar os processos da sua organização com a ajuda da tecnologia? Fale agora mesmo com um especialista da 4biit.com e descubra como podemos ajudar!
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