Por que devo contar com uma plataforma de trabalho remoto?

Muitas empresas em todo o mundo tiveram de mudar o seu modelo de trabalho para o home office, principalmente por causa da pandemia do novo coronavírus.

Nessa modalidade, o profissional pode ter uma maior flexibilidade de horários, além de economizar tempo de deslocamento de casa até o escritório da companhia. Já para a empresa, pode significar uma redução de custos considerável com relação ao aluguel do espaço fixo, bem como às despesas de água, luz e Internet, por exemplo.

No entanto, para que o home office seja aplicado com sucesso no negócio, é preciso lançar mão de uma plataforma de trabalho remoto. Ao longo deste artigo, falaremos com mais detalhes acerca das principais características que uma plataforma deve ter. Continue a leitura até o final e fique por dentro do tema!

Qual é o panorama atual do trabalho remoto?

Por oferecer facilidades aos gestores e colaboradores, o trabalho remoto tende a se inserir cada vez mais no meio corporativo. Nesse sentido, as empresas que contarem com as melhores ferramentas, bem como os profissionais mais capacitados e inseridos em uma cultura organizacional orientada a dados, terão maiores chances de se destacar dos concorrentes.

Também é importante mencionar um dado relevante: muitas pessoas já apresentam uma predisposição natural à flexibilidade do trabalho remoto. Uma das razões para isso é a inovação tecnológica que tanto vem impactando pessoas e empresas nos últimos anos, o que fomenta bastante a interação de forma virtual.

Ou seja, mesmo na possibilidade de a pandemia acabar, o trabalho remoto dificilmente mostrará sinais de que não vai permanecer.

Como funciona uma plataforma de trabalho remoto?

Agora que você entendeu o panorama do trabalho remoto, chegou a hora de falarmos sobre o uso de uma plataforma.

Para que ela seja capaz de prover os resultados esperados, é preciso contar com uma boa comunicação, gestão das atividades, monitoramento de desempenho dos colaboradores e compartilhamento de documentos.

Boa comunicação

O fato de os colaboradores estarem de certa forma isolados em casa ou em qualquer outro lugar implica a necessidade de uma solução capaz de prover uma comunicação eficiente.

Nesse sentido, uma ferramenta que tenha chat e recursos de videoconferência é fundamental, por prover informações sobre a empresa — como forma de substituir o mural de informações do escritório físico —, além de oferecer feedbacks sobre as atividades realizadas.

Gestão das atividades

A flexibilização do trabalho implica em uma maior responsabilidade quanto à execução das atividades do negócio.

Em outras palavras, um software que faça a gestão dos projetos, das tarefas e dos prazos de entrega é indispensável, no intuito de manter toda aquela organização que a empresa tinha quando operava no espaço físico.

Monitoramento de desempenho de colaboradores

Quando o colaborador trabalha remotamente, ele precisa ser acompanhado. Isso porque é necessário assegurar a produtividade fora do escritório da empresa, eliminando distrações e quaisquer empecilhos que possam prejudicar a sua performance.

Logo, deve-se contratar uma solução capaz de coletar e monitorar indicadores de desempenho dos colaboradores, de modo que os gestores tenham conhecimento sobre os profissionais que estão dando conta das demandas e aqueles que, por algum motivo, estão deixando a desejar.

Compartilhamento de documentos

Também é preciso que a ferramenta permita o compartilhamento e a edição de documentos de forma colaborativa.

Nesse sentido, há duas opções disponíveis: utilizar serviços de armazenamento na nuvem ou o LogMeIn Hamachi. Essa alternativa consiste em uma solução virtual voltada para a rede local, que contém criptografia e permite a instalação em poucos minutos.

Por que é importante contar com uma plataforma de trabalho remoto?

Como vimos, uma plataforma de trabalho remoto precisa prover comunicação, gestão das atividades, monitoramento de performance dos colaboradores e compartilhamento dos documentos.

Todas essas características fazem essa modalidade ser, de fato, efetiva, de modo que a companhia passe a adotá-la mesmo depois da pandemia.

Acompanhe os tópicos a seguir e veja outros aspectos que justificam a importância de usar uma plataforma.

Produtividade

Quando o colaborador consegue se comunicar e gerir bem o tempo disponível para desempenhar as suas atividades, ele tende a ser mais produtivo.

Além disso, a automação de algumas rotinas pode fazer com que ele se dedique às atividades estratégicas do negócio, agregando valor e contribuindo para o crescimento da companhia.

Segurança

A segurança de dados é uma preocupação recorrente das empresas, pois, com o crescimento do trabalho remoto, aumentou também a exposição do negócio às ameaças na rede.

Portanto, para mitigar esse problema, existe a chamada Política de Segurança da Informação, que deve contemplar os seguintes pontos:

1. confidencialidade: consiste na responsabilidade de resguardar todos os dados, tanto da empresa, como dos colaboradores e clientes;

2. integridade: os dados devem estar imunes a adulterações e acessos indevidos;

3. disponibilidade: sempre que necessário, os dados devem estar acessíveis para consulta.

Outro ponto importante a ser destacado é a LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados. Esse regulamento, que veio da União Europeia, já está em vigor no Brasil e tem por objetivo assegurar que as informações fornecidas pelos clientes às empresas sejam devidamente resguardadas, evitando acessos indevidos por parte de criminosos virtuais.

Integração de dados

Quando os dados da empresa são integrados, os gestores conseguem ter uma visão mais abrangente do negócio.

Assim, a adoção de uma ferramenta de trabalho remoto ajuda na identificação de oportunidades e correlações que antes passavam despercebidas, transformando dados em informações valiosas e úteis na obtenção de insights.

Em uma única tela, diversos relatórios de desempenho sobre os setores podem ser mostrados, de modo que a equipe pode identificar gargalos e pontos de ineficiência. Além disso, tudo passa a ser gerado em tempo real e com elevada precisão, tornando a tomada de decisão mais rápida e acertada.

Como vimos, uma plataforma de trabalho remoto precisa ter algumas características para ser uma solução efetiva ao negócio.

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