Problema com e-mail: quais os mais comuns e como solucioná-los?

Mesmo com a evolução das formas de comunicação e com o contato cada vez mais direto entre empresas e clientes via redes socais, o e-mail segue firme e forte como uma ferramenta profissional de comunicação. Para que essa comunicação não seja prejudicada, é importante que as empresas utilizem os e-mails corporativos, que oferecem todos os recursos necessários para garantir uma boa experiência.

Foi o tempo em que utilizar e-mails pessoais para atividades profissionais era “aceitável” — quando a quantidade de dados que circulava pela web era menor e o acesso mais restrito. Hoje, a separação entre e-mail pessoal e corporativo é primordial para garantir não só a segurança, como a organização, a produtividade e a capacidade analítica das empresas, que utilizam os dados como fontes de insights.

Para entendermos a importância de contar com um bom e-mail corporativo, neste post trazemos alguns dos principais problemas com e-mail enfrentados por quem ainda insiste em utilizar metodologias obsoletas. Confira!

Indisponibilidade do e-mail

Esse é um problema que acontece em empresas que não adotam a computação em nuvem e trabalham com servidores internos obsoletos. Além do acesso ao e-mail ficar restrito aos computadores corporativos, impedindo o trabalho remoto, os e-mails baseados localmente são suscetíveis a perda de dados e falta de sincronização, que podem levar à perda de informações importantes.

Para “driblar” esse problema, muitos colaboradores acabam aderindo ao e-mail pessoal para as atividades corporativas e isso pode levar a uma série de problemas — que veremos ainda neste post. A solução é a adoção de e-mails corporativos hospedados em servidores em nuvem, que garantem a disponibilidade, acessibilidade, sincronização e segurança dos dados, que passam a estar em um ambiente seguro e descentralizado.

Problemas de segurança com vírus e spam

Esse é um problema que atinge, com mais impacto, as empresas que liberam o uso de e-mail pessoal no trabalho. Como estamos constantemente utilizando nossos e-mails pessoais em uma série de logins, cadastros, entre outras operações, não demora muito para que o endereço caia em mãos erradas, sejam vendidos em listas e parem em sistemas automatizados de disparos.

O grande problema nessa história é que nem todo colaborador tem o conhecimento e o discernimento para identificar um e-mail suspeito e pode acabar clicando em algum link malicioso, achando que é seguro.

Como a empresa lida com uma série de informações sigilosas, que em conjunto podem valer muito dinheiro, é de suma importância contar com um provedor seguro, que filtre os spams e bloqueia ameaças. Além disso, ao contar com um e-mail profissional, você passa a contar com um suporte atuante, que prioriza os seus chamados.

Espaço de armazenamento insuficiente

Os e-mails gratuitos têm limite de armazenamento e isso por ser um grande problema para as empresa, afinal, a quantidade de dados recebidos e enviados aumenta a cada dia. Você não quer que sua empresa tenha a produtividade prejudicada porque não consegue mais receber e-mails por falta de espaço, não é mesmo?

Ao mesmo tempo, apagar os dados para esvaziar o armazenamento e voltar a receber e-mails novos pode fazer com que a empresa perca informações relevantes que seriam obtidas com um bom processo de estrutura e análise dos dados.

Ao contar com um e-mail corporativo, a empresa ganha a possibilidade de contratar a quantidade de armazenamento necessária para as suas demandas, podendo aumentar ou diminuir esse recursos, pagando sempre um valor justo. O controle sobre a quantidade de recursos passa a ser da corporação, que não fica mais limitada ao que é imposto por terceiros. 

Desorganização que atrapalha a produtividade

Quando há uma mistura entre mensagens pessoais e profissionais em uma mesma conta de e-mail, as informações tendem a ficar mais desorganizadas, afinal, a quantidade de e-mail recebida em uma conta pessoal tende a ser grande e de várias fontes. Já os e-mails corporativos são de fontes confiáveis e preestabelecidas. 

Ao ter que “filtrar” na caixa de entrada cheia, os e-mails necessários para o dia a dia de trabalho ficam espalhados e é difícil integrá-los. Nesse cenário, o profissional perde produtividade e aumenta o risco de erros, pois a desorganização pode levar a outros problemas. 

Há também a possibilidade de “procrastinação” pois, ao parar para verificar um e-mail pessoal que parece interessante, o colaborador pode acabar perdendo tempo em informações que não são prioritárias. Ao utilizar um e-mail corporativo esse problema é reduzido, afinal, apenas mensagens de cunho profissional chegarão à caixa de entrada, mantendo a produtividade e facilitando a organização.

Falta de credibilidade

Quem nunca recebeu um e-mail de uma empresa e ficou desconfiado quando viu que o endereço era “suaempresa@gmail.com” ou “suaempresa@hotmail.com”? Isso acontece, primeiramente, porque a cada ano aumentam os casos de golpes e tentativas de invasão de sistemas via e-mail e as pessoas estão criteriosas sobre as mensagens que vão ou não abrir. Há também uma impressão subconsciente de que esses endereços estão mais relacionados a contas pessoais.

Comunicar-se com fornecedores ou clientes a partir de endereços genéricos pode fazer com que a sua empresa perca negócios por falta de credibilidade. Para começar, ao identificar se tratar de uma conta com o domínio da empresa “contato@suamepresa.com.br”, a sensação de insegurança do receptor é bastante reduzida.

Depois, temos de lembrar o clichê: “a primeira impressão é a que fica”. Um endereço personalizado, com o nome de sua empresa, demonstra uma maior organização e padronização, e, mesmo de forma subconsciente, gera uma maior confiança em quem recebe.

Como vimos, a maioria dos problemas com e-mail no mundo corporativo pode ser solucionada com a adoção de um e-mail corporativo. Ao tomar essa decisão, a sua empresa terá a oportunidade de personalizar o endereço, ter mais escalabilidade, segurança, suporte, além da integração com ferramentas de gestão e de produtividade, entre outros benefícios.

Para ter acesso ao e-mail corporativo, soluções de segurança de dados e integração com plataforma em nuvem, você deverá contar com uma empresa parceira, como a 4biit.com, que, com 18 anos de estrada, se orgulha de ser muito mais do que uma empresa de suporte em informática — entregando soluções para PMEs focadas em suporte, segurança de dados, acessibilidade remota com o apoio de plataformas como Microsoft 365 e LogMeIn Hamachi, e computação em nuvem.

E aí, preparado para acabar com os problemas de e-mail em sua empresa, aderindo ao e-mail corporativo, integrando soluções e aprimorando a segurança de dados? Entre em contato conosco e conheça os nossos diferenciais.